Тайм-менеджмент – управление временем, принципы, правила

Тайм-менеджмент: принципы и рекомендации

Тайм-менеджмент - управление временем, принципы, правила

Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.

Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?

Понятие тайм менеджмента

Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:

  1. Грамотная расстановка приоритетов.
  2. Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
  3. Оптимизация рабочего процесса.

Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.

Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.

Принципы тайм менеджмента

Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.

Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности.

Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу.

Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.

Правильная постановка целей

Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.

Принцип Вильфредо Парето

Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.

Рациональный подход к привычкам

Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.

Правильными привычками можно считать ежедневные утренние пробежки, ранний подъем или посещение спортзала. Вариантов, как поддержать свое тело в хорошей форме, на самом деле множество, каждый сам выбирает, что именно ему ближе.

Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.

Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование.

Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок.

Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.

По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.

Правила тайм менеджмента

Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.

Основные правила:

  1. Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
  2. Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
  3. Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
  4. Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
  5. При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
  6. Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
  7. Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
  8. Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
  9. Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.

Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.

Совет!

Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.

Как управление временем влияет на жизнь?

Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.

Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.

Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.

Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.

Противоречивые мотивы

С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.

Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:

  1. Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
  2. Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
  3. После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.

Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.

Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.

Источник: https://opsihike.ru/kariera/tajm-menedzhment.html

Шесть основных правил тайм-менеджмента

  • чтобы самому контролировать свою жизнь и не зависеть от других;
  • чтобы увеличить свою прибыль;
  • чтобы избавиться от усталости и недосыпа, свойственным тем, кто не умеет планировать время

Кому необходимо знать правила тайм-менеджмента

  • руководителям, предпринимателям, владельцам бизнеса, топ-менеджерам. На них лежит двойная ответственность: тратить с пользой время не только свое, но и подчиненных. От этого зависит успех компании в целом;
  • обычным людям, рабочим лошадкам. Умение управлять временем поможет сократить время на работу и оставить его для собственных нужд, хобби и интересов.

Кто придумал тайм-менеджмент

Люди с давних времен стремились работать меньше, а зарабатывать больше. Еще римский философ Сенека предлагал делить все время на плохое и хорошее, то есть бесполезное и потраченное со смыслом. В ХХ веке тайм-менеджмент из теории превратился в практику. Созданная научная организация труда выдвинула гипотезу о том, что умение управлять временем зависит от личной эффективности человека. Это значит, что неорганизованный, непунктуальный, не способный сосредоточиться человек вряд ли сможет эффективно распределять свои ресурсы. У него ни на что не будет хватать времени, или он будет неправильно распределять его. Скажем, сидеть в соцсетях полдня, а потом в условиях жесткого дедлайна доделывать срочную работу

В 70-е годы хх века широко применялся метод хронометража советского ученого александра любищева. в основе этого метода — детальное планирование времени, учет каждого часа, а затем создание отчета: удалось или нет. например, долгосрочный план на пять лет создается из нескольких краткосрочных: на год, на месяц, на неделю, на день. суть в том, что при таком скрупулезном подсчете забыть о чем-то не представляется возможным

Сейчас система управления временем очень популярна. Все больше людей хотят научиться управлять собственной жизнью. В одном из столичных институтов даже открыта кафедра тайм-менеджмента. Проводятся тренинги, семинары и вебинары, пишутся инструкции и статьи. Например, как эта

Основные правила тайм-менеджмента

Правило 1. Ставьте цель правильно

Часто бывает, что человек неправильно ставит цель и тратит для ее достижения временные и другие ресурсы. Или выбирает не те средства для достижения цели, которые ни на шаг не приближают к цели. Например, молодой стартапер А. хочет найти инвестора для своего продукта.

Для этого он забрасывает муниципалитеты и частных бизнесменов предложениями о сотрудничестве. Большинство из этих писем закономерно отправляются в спам, меж тем времени на их составление и рассылку уходит вагон. А ведь А.

мог бы провести анализ своих потенциальных спонсоров, выбрать из них тех, кому это будет действительно интересно, а не рассылать письма всем подряд.

Как правильно поставить цель?

  • верно оценить свои возможности на данный период. Цель должна быть реальной и максимально конкретной. Стать первым в своей сфере за ближайший год — вряд ли выполнимо, к тому же размыто, а вот повысить узнаваемость бренда среди аудитории — вполне достижимо;
  • определиться с системой ценностей и не отступать от нее. Цель не должна преследовать низменные интересы, для этого и разрабатывается система ценностей;
  • продумать возможные проблемы, которые могут возникнуть, и предусмотреть способы их решения;
  • и самое главное — всегда держать в голове конечный результат. Зачем вам все это нужно, что вы получите взамен, чего хотите достигнуть?

Правило 2. Планируйте действия

Как только поставили цель и расставили приоритеты — можно применить метод хронометража, о котором говорилось выше. Приведем пример из жизни Александра Любищева. Собственно, это и составило всю его жизнь. Когда ему было 28 лет, молодой ученый поставил перед собой великую цель — разработать подобие системы периодических элементов Менделеева, только для биологических организмов.

Понятно, что это масштабный труд, который растянется на долгие годы. Ученый осознавал это, к тому же понимал, что работа ученого составляет еще и время на размышления, написание отчетов, дневников, да и на личное время хотелось бы оставить.

https://www.youtube.com/watch?v=2H-XdqbYPgw

Любищев отвел на свою работу 90 лет. Чтобы по максимуму уложиться в этот срок, он и придумал свой метод, о котором мы рассказали выше. С тех пор ни одной минуты своего времени он не тратил без пользы.То есть составлял подробные долгосрочные планы, разбитые на краткосрочные цели. Он точно знал, что будет делать для достижения цели в течение следующего года, месяца, недели, дня и даже часа.

Вот, например, как ученый читал книги:

Удалось ли задуманное ученому? Безусловно. Максимальное количество времени, которое он тратил в день на работу, — всего 7-8 часов. При этом ученый очень удивлялся тем людям, которые умудряются работать по 14-15 часов в сутки.

Как планировать действия:

  • записывать на бумаге или в электронном виде долгосрочные планы с временными интервалами;
  • составлять список задач на год, месяц, день и т.д.;
  • делить большие задачи на мелкие. Ну например, не “найти поставщика”, а “изучить рынок поставщиков”, “почитать отзывы”, “выбрать несколько кандидатур”, “связаться с поставщиками”, “встретиться с Н. и К.”, “оценить продукцию Н. и К.”, “принять окончательное решение”;
  • оставлять небольшое время на форс-мажоры. Например, случился непредвиденный простой — посмотрите обучающее видео. а не картинки с котиками.
Читайте также:  Как вернуть девушку после расставания - советы психолога

Правило 3. Расставьте приоритеты

Вот вы написали список дел, которые требуется сделать для достижения цели. Но все ли они равны? Стоит ли тратить на каждое из них одинаковое количество времени?

Конечно, нет. Для правильной расстановки приоритетов советуем использовать принцип Парето, о котором мы уже писали. Суть его такова: 20 % усилий дают 80 процентов от всего результата, и 80 процентов всех результатов достигаются посредством 20% усилий.

Если применить этот закон к тайм-менеджменту, получится следующее: всего лишь 20 процентов времени мы тратим эффективно, остальное время буквально уходит в трубу. А ведь можно делать наоборот: стремиться к тому, чтобы эффективно тратить не 20, а 80 процентов вашего времени.

Вот тогда можно будет сказать, что ваш бизнес работает с максимальной отдачей.

Еще один способ — использовать правило АБВГД, где А — это самое главное дело дня или этой недели, Б — второе по значимости, В — третье и так далее. Понятно, что мелких дел В, Г, Д может быть много. Б — одно-два, А — всегда одно.

Дело А — не обязательно самое сложное или долгое. Порой это всего один короткий звонок — но такой, от которого зависит весь ваш бизнес.

Эксперты по тайм-менеджменту советуют выполнять дело А в первую очередь. Этот метод шуточно называется «съесть лягушку на завтрак», не откладывая самое трудное на обед или ужин. А уж потом — менее важные дела пойдут как по маслу.

Правило 4. Не отвлекайтесь от важного

Одна из основных ошибок многих предпринимателей — неумение сфокусироваться на главном. Ответьте честно: часто ли вы отвлекаетесь (или вас отвлекают), забиваете голову ненужными рабочими или личными вопросами, выполняете чужую работу вместо того чтобы заняться наконец делом?

Тайм-менеджмент — это наука не о том, как можно больше сделать, а о том, чтобы тратить время ну нужные и важные дела. Для того чтобы фокусироваться на главном, попробуйте следующие техники:

  • делегирование полномочий. Об этом мы подробно писали в статье “Яженачальник, или Как правильно делегировать полномочия”. Если у вас административный ресурс, чтобы делегировать полномочия — прекрасно. Лишние хлопоты не будут отвлекать вас от главного.
  • совмещение полезного и приятного. Способ, который я сама часто применяю. Позвольте себе выходить в соцсети, отвечать на смски друзей и просто бесцельно серфить в интернете в строго определенные часы, иначе это занятие сожрет львиную долю вашего времени. Допустим, утром — за чашкой кофе, в обед и вечером, когда все текущие дела сделаны. Вы удивитесь, сколько свободного времени у вас появится. Да и совесть не будет есть “за бесцельно прожитые годы”;
  • умение говорить “нет”. Ненужным делам, ненужным минутам, ненужным людям, которые отвлекают вас. Например, работаете вы над важной задачей — продумываете рекламный бюджет или разрабатываете стратегии развития бизнеса, а в дверь постоянно стучатся сотрудники с ерундовыми задачами. Что вы будете делать — помогать им и отвлекаться от своих дел или скажете “нет”? По-моему, ответ очевиден.

Правило 5. Автоматизируйте свои действия

Прислушайтесь к собственному телу, к его биоритмам. Вы сова или жаворонок? В какие часы вы работаете наиболее плодотворно. а когда клюете носом и ничего не соображаете? Если вы сова, нет никакого смысла ехать на работу к 9 — толку от вас все равно не будет. Лучше выспаться как следует и перенести основную работу на вторую половине дня — так получится эффективнее.

Еще неплохой вариант облегчить себе жизнь — упрощать определенные рутинные действия.

Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) лучше выполнять подряд, а по выполнении переключиться на другую деятельность.

Суть в том, что мозг привыкает к повторяющимся действиям и выполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Правило 6. Отдыхайте!

А вы как думали? Вы же не робот — все время работать, жить по спискам и по часам рано или поздно надоест. Постоянно думать о работе, тратить на нее все время — тоже ничего хорошего. Поэтому отдых — это не бесцельно потраченное время, а вложение в себя, в собственные активы, в будущую работу. Не зря же говорится: кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает.

Запланируйте в своем жестком графике время на отдых. Это могут быть путешествия семьей в отпуск, уик-энд, каникулы. Не менее важны встречи с друзьями, походы в фитнес, бассейн, за покупками — неважно куда, лишь бы это доставляло вам удовольствие. Такой отдых восстановит ваши силы и даст заряд бодрости.

В течение рабочего дня тоже делайте перерывы — зачем работать на износ, пожалейте себя. Если устали — устройте перекус с чашечкой кофе или чая, разрешите себя посмотреть видео, полазить в соцсетях. Это время не будет потрачено впустую — так вы вознаградите себя на усердный труд и подарите мозгу второе дыхание.

Выполняя эти советы и правила, всегда анализируйте, насколько удобнее стало работать.

Подумайте, сколько времени вы теряли в прошлом, вспомните свой самый эпичный просчет (проспали и опоздали на собеседование, сорвали дедлайн и не справились с крупным проектом) и расскажите, что бы вы сделали в этой ситуации сейчас.

В то же время ориентируйтесь на себя: на свои биоритмы, личные качества, привычки. Найдите баланс между удобством и соблюдением правил тайм-менеджмента. Управляйте своим временем — управляйте жизнью!

Поделитесь, пожалуйста, с друзьями!

Источник: https://envybox.io/blog/shest-osnovnyh-pravil-tajm-menedzhmenta/

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Источник: https://Bakunin.com/time-management-techniques/

Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме.

Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки.

В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Читайте также:  Первое свидание с девушкой - советы, как его провести

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями  и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

  1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
  2. ранжирование целей по степени важности;
  3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
  4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
  5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
  6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
  7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени  для труда и отдыха.

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий.

При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере.

Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

  1. Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

  1. Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

  1. Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

  • используйте различные средства и методики планирования своего времени;
  • сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
  • не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
  • не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
  • не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
  • учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
  • определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
  • находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

  • Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

  1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
  2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
  3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.
  1. Работай меньше, успевай больше — К. Глисон
  2. Экстремальный тайм-менеджмент — Н. Мрочковский, А. Толкачев
  3. Искусство успевать — А. Лакейн
  4. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать — Г. Архангельский
  5. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль — Дэн С. Кеннеди

Источник: https://promdevelop.ru/rabota/sistema-tajm-menedzhmenta-eyo-zadachi-printsipy-pravila-osnovnye-metody-kakie-est-nedostatki/

Как эффективно управлять своим временем: основные принципы тайм-менеджмента

Все про него слышали, но мало кто решался внедрять в жизнь. А зря: тайм-менеджмент одинаково нужен и руководителю, и офисному сотруднику, и домохозяйке. То есть всем, кто относится к своей жизни ответственно и серьезно.

В этой статье расскажем об основных принципах тайм-менеджмента и посоветуем несколько практик.

Теория: 5 основных принципов тайм-менеджмента

Если вы введете в гугле «принципы тайм-менеджмента», то потеряетесь в изобилии теорий. Все книги по тайм-менеджменту говорят об одном и том же, только под разными углами. Изучив их, мы выделили следующие 5 основных принципов:

Планируйте. Когда цель четкая, ее легче достигнуть. Составьте списки: на день, неделю, месяц, год. Это поможет оценить объем задач.

Расставляйте приоритеты. «Не знаю, за что хвататься». Знакомо такое состояние? Выделяйте ключевые задачи, отсеивайте лишнее, делегируйте. Если не знаете, как делать последнее, прочитайте статью о том, как научиться делегировать.  

Найдите мотивацию. Вы спланировали работу, но не хватает мотивации. Обманывайте свой разум: обещайте себе за выполнение недельных планов бонус в виде приятной покупки. «Настраивайтесь» на выполнение сложных задач — придумайте ритуалы, например, составляйте план задач за чашкой кофе в любимой кофейне.

Уберите лишнюю информацию. Взявшись за работу, отключите уведомления соц.сетей. Не отвлекайтесь на лишние разговоры. Выделите отдельное время для проверки почты. Все это отнимает рабочее время и отдаляет выполнение важных задач.

Не забывайте отдыхать ответственно. Не забудьте запланировать отдых: час работайте — 15 мин пообщайтесь с коллегами. Следите за качеством своего отдыха: чем потратить перерыв на свайпы в инстаграме, куда лучше сделать разминку или прогуляться на свежем воздухе.

Практика: 5 способов управления временем

Придерживаясь основных принципов тайм-менеджмента, вы можете сами спланировать свою работу. А можете взять за основу одну из известных методик.

Getting Things Done (в переводе — «доведение дел до завершения») разработал теоретик продуктивности, Дэвид Аллен. Чтобы освободить разум от лишней информации, Дэвид советует перенести ее на внешний носитель, — ежедневник, электронный сервис, заметка в телефоне.

Хронометраж На что вы тратите свое время? 6 часов работы, 3 часа на дорогу, пару часов в соц. сетях…Без погрешности едва ли вы сможете назвать точные цифры. Суть метода «хронометраж» в записи всех действий и времени, потраченного на них. Уже спустя несколько дней практики вы увидите, сколько время тратите впустую и сможете пересмотреть расход.

«Метод помидора» — техника тайм-менеджмента из 80-х. Предлагает разбивать задачи на 25-минутные периоды («помидоры») и сопровождать их пятиминутными перерывами. После каждого 4-ого «помидора» нужно сделать длинный перерыв — 15-30 минут.

SMART ( в переводе — «умный») методика, которая отвечает основному принципу тайм-менеджмента — планированию. Это способ формулировки целей. Слово smart — аббревиатура, где каждая буква определяет цель:

  • Specific — конкретная
  • Measurable — измеримая
  • Achievable — достижимая
  • Relevant — релевантная
  • Time bounded — ограниченная во времени

«Матрица Эйзенхауэра» —  четыре типа задач, которые делятся осями важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали). В матрицу нужно записывать все задачи, и тогда вы сможете понять — что необходимо сделать в первую очередь, что – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Вам остается только выбрать наиболее подходящую для вас методику. Если в процессе планирования, вы выявили рутинные задачи, которые отнимают кучу времени, доверьте их решение Делегатору24. Это сделает вашу работу еще эффективнее.

Есть подобные задачи? Напишите нам!

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту test@delegator24.planfix.ru

Источник: https://delegator24.ru/blog/printsipyi-taym-menedzhmenta/

Система управления временем: принципы и правила эффективного тайм менеджмента

Знать то, как управлять своим временем, необходимо, если вы понимаете, что ежедневно тратите драгоценные часы и минуты на какие-то бесполезные дела. Грамотный работник умеет распределять дела и отдых равномерно, в результате чего гарантированно добивается успеха и успевает сделать все.

Читайте также:  Андрофобия (боязнь мужчин) - симптомы, причины, лечение

Когда контроль потерян

Признаки недостатка времени

Чтобы начать эффективно управлять своим рабочим графиком, необходимо вовремя распознать, что вы регулярно тратите минуты и часы на прокрастинацию. Если в вашей жизни есть хотя бы несколько этих факторов, вы наверняка страдаете от постоянного дефицита рабочих часов и срыва дедлайнов.
Признаки следующие:

  • Нет четкого графика. Если вы не знаете, чем и когда будете заниматься, то наверняка начнете тратить время впустую.
  • Вам постоянно приходится дорабатывать дома. Это не признак хорошего работника.
  • К концу дня вы регулярно страдаете от переутомления и стрессов, дня ни на что не хватает.

Самые частые причины недостатка времени

Задавая вопрос о том, «что это ― тайм-менеджмент», и пытаясь применить какие-то техники, большинство людей даже не определяют первопричину нехватки. На самом деле необходимо понять, почему вы тратите свой день впустую, и устранить этот фактор.

Выделяют следующие причины:

  • Полное отсутствие плана. Если ни вы, ни ваша организация не понимает, чем должна заниматься, сотрудники бездельничают.
  • Несоответствие должности. Часто работник просто не может нормально справиться со своими обязанностями.
  • Отсутствие мотивации. Если человека давно не поощряли, он начинает работать медленно и лениво.

Исследователи управления временем

Джулия Моргенстерн

Девушка, живущая в Америке, стала основателем одной из достаточно популярных компаний ― Task Masters. В свое время она получила соответствующее образование и начала помогать организовывать свое время другим. Ее фирма помогает ведущим компаниям составить эффективный график и уничтожить прокрастинацию.

Она регулярно проводит исследование в этой области и раздает полезные советы. Среди ее клиентов такие компании, как American Express, Sony Music и Microsoft. Издала несколько книг и регулярно участвует в американских программах по центральному телевидению. Проводит лекции в крупных фирмах и университетах.

Глеб Архангельский

Эффективный тайм менеджмент ― это достаточно сложно. Необходимо равномерно распределять все задачи по дню, ни в коем случае не терять ни секунды, но при этом не переутомляться и не заставлять себя работать круглыми сутками. В этом вам поможет Глеб Архангельский.

Этот молодой человек основал первую в России школу управления собственными рабочими часами. В своей жизни он руководствуется принципом о том, что время ― это самый ценный ресурс. Он регулярно говорит, что украденные деньги можно вернуть и заработать, а вот часы, минуты и секунды ― невозможно. Этот же постулат он передает ученикам.

Брайан Трейси

Это один из ведущих мировых экспертов, работающих в отрасли психологии успеха. Пользуясь своими жизненными принципами и эффективным тайм-менеджментом, он всего за два года из бедного работника на стартовой должности смог стать вице-президентом крупной международной компании.

В его успехе есть множество составляющих ― умение работать на успех, вера в себя и харизма. Однако забывать про систему управления временем нельзя. Брайан полагает, что смог добиться такого результата, потому что грамотно распределял работу. Поэтому он учит своим принципам и других людей.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Система управления временем ― это комплекс различных способов, теорий и фактов, позволяющих правильно распределять рабочие часы.

Интересно знать

Цель ― сделать так, чтобы сотрудники меньше бездельничали, справлялись со всеми поставленными задачами вовремя и приносили компании наибольшую прибыль.

При этом процесс контроля может быть как сознательным, так и бессознательным. Некоторые методики подразумевают конкретные тренировки, требующие немалой подготовки. Другие же воздействуют напрямую на сознание работников различными слабозаметными маркерами, например, разноцветными стикерами с написанными целями.

Виды тайм-менеджмента

Существует огромное количество видов ТМ (тайм-менеджмента), в зависимости от того, кто конкретно пользуется представленной системой. Существуют варианты эффективного управления временем для менеджеров, девушек, домохозяек, молодых матерей или даже руководителей крупной компании.

Однако их можно разделить на три основных типа:

  • Персональный. Направлен на одного конкретного человека. Помогает ему в собственной самореализации, исполнении мечты и желаний.
  • Ролевой. Помогает работнику достигнуть какой-то определенной социальной или профессиональной роли.
  • Социальный. Позволяет сопоставить свой график с рабочим временем иных сотрудников и ваших друзей.

Как определить его эффективность

Оценить принципы и правила системы тайм менеджмента не так просто. В первое время никаких видимых результатов не будет, поскольку прогресс в управлении временем может дать свои плоды только через года. Поэтому понять, что вы делаете что-то не так, сразу не выйдет.

Однако есть несколько критериев, по которым можно оценивать, насколько грамотно было потрачено время работника.

  • Вы делаете все правильно, если понятие «срыв дедлайна» стало для вас чем-то непонятным.
  • Все идет по плану, если работа дома ― это редкое исключение в авральные часы, а не постоянная практика.
  • Наконец, сотрудник живет по грамотному графику, если он успевает и работать, и разговаривать с клиентами.

Эффективные подходы

Формулирование целей по SMART-технологии

Если вы хотите грамотно распоряжаться собственным рабочим временем, научитесь формулировать собственные цели. Если заниматься непонятно чем, не понимая, для чего вообще предназначена ваша деятельность, в один прекрасный день можно обнаружить, что работа идет впустую. Поэтому каждую свою цель анализируйте по так называемой системе SMART.

У любой задачи должно быть несколько критериев:

  • Конкретность. Работник должен понимать, чего он должен достичь и к каким параметрам будет стремиться.
  • Измеримость. Нужны обязательные критерии, по которым можно легко оценить сделанный прогресс.
  • Достижимость. Ставить перед собой невыполнимые задачи ― плохая идея.
  • Значимость. Выполняемая деятельность обязана приносить пользу или компании, или работнику лично.
  • Временная. Всегда нужны дедлайны и ограничения по срокам.

Расстановка приоритетов

Никому не нужен работник, который успевает написать подробный отчет, однако не может поработать с клиентурой. Поэтому при составлении ежедневного графика на день нужно понимать, какие задачи приоритетны, а какие могут подождать.

Это важно

В первую очередь руководствуйтесь ограничениями по времени и важностью для компании.

Приведем простой пример. Положим, за день вам необходимо поработать с клиентами, разобрать документы и проверить целостность базы данных. Для начала позвоните тем, кто платит вам деньги, покупатели долго ждать не будут. После ― поработайте с данными, ведь одна ошибка может вызвать путаницу в работе всей компании. И только в конце наведите порядок в бумагах.

Вычисление хронофагов

Чтобы не тратить свое время на безделье и не использовать промежуток работы на собственные хобби, необходимо определить, что именно поедает все ваши часы. Однако вычислить хронофагов непросто. Придется быть максимально честным с собой.

Уделите на борьбу с пожирателями времени несколько дней. Начните носить с собой секундомер. Замеряйте время, которое вы тратите на любые дела, начиная пробуждением и заканчивая подготовкой ко сну. Ведите записи даже на работе. Данные можно хранить в специальном дневнике. После этого к вечеру третьих суток посмотрите на свой ежедневный график. Так легко можно понять, что ваш ТМ неэффективен.

Автоматизация рутинных процессов

Научитесь правильно автоматизировать свою работу. В двадцать первом веке, когда автоматизация постепенно вытесняет человеческий разум, делать самые простые дела вручную ― лишняя трата Необходимо эффективно использовать современные программные средства, социальные сети и интернет.

К примеру, вместо того, чтобы искать какую-нибудь инструкцию в многотомном справочнике, можно скачать профессиональную программу и начать поиск по ключевым словам. Кроме того, полезно использовать электронный учет под названием 1С. С ее помощью бумаги можно формировать при помощи одного нажатия на кнопку.

Делегирование

У всех людей, занимающих те или иные руководящие посты, есть свои помощники. Они нужны не просто, чтобы директор мог не работать и наслаждаться жизнью. Просто с позиции эффективного тайм-менеджмента логичнее распределить простые задачи между подчиненными, а самому пойти выполнять действительно сложную работу.

При делегировании собственных обязанностей будьте аккуратны. Не позволяйте себе свалить на иных сотрудников все свои задачи и цели. Для начала напишите список того, что вы делаете за весь день. Оставьте себе действительно непростые виды деятельности, с которыми можете справляться только сами.

Запас времени на форс-мажор

При составлении своего рабочего графика необходимо учитывать, что жизнь любит подставлять нам болезненные подножки. Вы можете годами работать по устоявшемуся расписанию, но в один момент все пойдет под откос. Авралы случаются редко, но из-за них вы перестаете успевать сделать что-либо.

Поэтому в каждом рабочем графике необходимо обязательно выделить хотя бы один-два часа на форс-мажорные обстоятельства. Если авралов в этот день не будет, можете потратить это время на отдых или дополнительную работу, которая уже давно висит над вашей головой. Если же что-то пойдет не так, вы будете к этому готовы.

Планирование времени на отдых

Никогда не относитесь к отдыху как к свободному и случайному времяпровождению. Ни в коем случае нельзя убирать из собственного графика часы, которые можно посвятить любимому делу. В противном случае ваш мозг просто устанет, и его продуктивность значительно снизится.

Однако отдыхать, когда захочется, тоже нельзя. Необходимо выделить определенные часы перерыва. В противном случае вы будете неосознанно злоупотреблять собственным правом на небольшой отдых. Поэтому при составлении графика с утра заранее продумайте, после каких дел вы позволите себе немного полистать картинки или почитать любимую книгу.

Наглядные инструменты и техники тайм менеджмента

«Помидор»

Так называемый «метод помидора», несмотря на смешное название, достаточно эффективен в технологии личного ТМ. Он позволяет сфокусироваться на цели, повысить свою концентрацию и уничтожить все сторонние факторы.

Алгоритм работы следующий:

  1. Определить, чем нужно заняться. Четко сформулировать задачу по уже упомянутой системе SMART, например.
  2. Поставить таймер ровно на 25 минут.
  3. В течение указанного времени, пока не зазвонит будильник, заниматься только работой. Игнорировать коллег, средства связи и развлекательные мероприятия.
  4. После этого в течение 5 следующих минут отдохнуть.

Повторить этот цикл еще 3 раза. После 4 циклов отдохнуть на протяжении получаса или более.

Приоритетное планирование

Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост. В центре листа рисуется большая таблица с заранее определенными колонками, нарисованными на картинке. После этого дела вписываются в квадрат в соответствии с их срочностью.

Рассмотрим ячейки подробнее:

  • Важные и срочные. Те, выполнение которых не терпит отлагательств. Сюда относятся вопросы здоровья и авралы.
  • Важные и не срочные. Задачи, имеющие наивысший приоритет, однако позволяющие лавировать во времени.
  • Не важные и срочные. Какие-то отвлекающие факторы, которые, чаще всего, просто съедают время.
  • Не важные и не срочные. То, чем стоит заниматься только в свободное время, когда больше делать нечего.

Метод «Альпы»

Позволяет использовать сразу все методы эффективного ТМ и быстро справиться со всеми задачами. Активно использует так называемый способ «систематизации», позволяя свести все дела в одну кучу.

Нужно сделать следующее:

  1. Вечером изложить все планы на завтрашний день, включив туда даже повседневные бытовые дела.
  2. Примерно оценить, сколько времени займет та или иная цель, указав это в списке.
  3. Выбрать около 60% задач, оценивая их по срокам. Остальные перенести на следующий день.
  4. Расставить приоритеты дел и отсортировать их по срочности. При необходимости перепоручить свои обязанности другому.
  5. В конце следующего дня посмотрите, что вы сделали. Определите, почему какие-то задачи не были выполнены.

Диаграмма Ганта

Эта методика подойдет, если вам необходимо организовать большой проект. В любых крупномасштабных делах участвует огромное количество людей, и далеко не все проходит по плану. Диаграмма Ганта помогает аккуратно распределить обязанности по времени, понять, насколько они срочные, и легко переносить сроки.

Она представляет собой небольшую таблицу, в центре которой находится диаграмма. Сверху ― временные периоды, сбоку ― задачи. Напротив каждой заштриховывается определенный срок, от планируемого начала и до конца дела. Иногда изображаются связи между целями.

Техника «Хронометража»

Чтобы грамотно расписывать свой день по часам, необходимо воспользоваться соответствующей техникой. Для начала заведите свой личный дневник и впишите в него свой распорядок дня под колонками «цель», «начало по времени», «конец по времени», «длительность», «примечание».

После этого поставьте себе цель: избавиться от какого-либо хронофага, например, игры в компьютерные игры. Постройте график, показывающий, сколько часов или минут в день вы тратите на бесполезные развлечения. Рядом, для наглядности, отслеживайте динамику полезного дела.

Первый график должен постепенно стремиться вниз, а второй ― вверх.

Матрица управления временем С. Кови

Она состоит из четырех квадратов. В первый записываются важные и срочные дела, во второй ― важные и не срочные, потом ― не важные и срочные, и, наконец, не срочные и не важные.

Меняется только принцип распределения задач. Главное преимущество именно этого метода ― ориентация не на работу, а на личность. Матрица нового поколения позволяет уделять больше внимания родным и близким.

Расстановка приоритетов по методу Бенджамина Франклина

Пример пирамиды планирования Франклина можно увидеть на картинке. В основание обязательно заложить свои мечты и желания, после ― расписать главную цель своей жизни.

На основании полученной информации составить основные принципы действий, план на несколько лет, после ― на ближайший период. И только на основании всех этих данных необходимо составлять рабочий график на сегодня.

Метод Парето 80/20

Экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал один достаточно простой принцип, говорящий о том, что 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% ― только 20%.

На его основе и был создан принцип ТМ.
Для него нужно составить список задач на сегодняшний день. После этого найти в нем те самые заветные 20% действий и сделать их в первую очередь.

Оставшиеся дела оставить на потом.

Сервисы и программы в помощь

Источник: https://profylady.ru/articles/psikhologiya/sistema-upravleniya-vremenem-princzipy-i-pravila-effektivnogo-tajm-menedzhmenta.html

Ссылка на основную публикацию